АВИСК.Системаучетапроизводстваполуфабрикатовдляресторановсконтролемдвижениясырья

Заказчик — холдинг с сетью ресторанов и собственным производством полуфабрикатов.

Задача — сделать производство прозрачным: знать, куда уходит каждый килограмм сырья.

Сложность — готовых решений для учета полуфабрикатов с контролем каждой партии на рынке нет. Большинство систем либо требуют ручного ввода, либо не умеют отслеживать уникальные партии, либо ломаются на сложной рецептуре (из одного сырья — несколько полуфабрикатов). Без прозрачного учета холдинг теряет миллионы рублей на неучтенных потерях.

Решение — команда АЙТИФОКС разработала АВИСК с нуля. Система фиксирует все этапы производства — от прихода до реализации в виде полуфабрикатов, отслеживает каждый ингредиент и показывает полную историю движения каждой партии.

Результат — заказчик получил прозрачный учет, исключил бумажную волокиту, упростил инвентаризацию (теперь несколько кликов вместо часов) и привлек финансирование от нескольких крупных компаний.

Представьте ситуацию.

На предприятие поступает 10 килограммов мяса. В процессе внутреннего перемещения вес сокращается до 8.

Возникает вопрос: что произошло с этими 2 килограммами?

Чтобы выяснить причину, приходится перебирать все записи, искать ответственного сотрудника и надеяться, что он вспомнит, почему уменьшился вес.

Сделать это сложно и не всегда результативно.

Именно для решения таких проблем разработали АВИСК — систему учета продуктов при организации питания по системе «шведский стол».

Процесс работы АВИСК состоит из следующих 6 этапов:

Вернемся к примеру с 10 килограммами мяса

Благодаря АВИСК мы не только знаем, почему вес мяса уменьшился, но и понимаем его дальнейшую судьбу.

Мы можем отследить, что:

• из одной части приготовили фарш с добавлением других ингредиентов

• другую использовали на стейки

• остатки ушли на бульоны

Весь процесс производства становится прозрачным и контролируемым.

Давайте подробнее рассмотрим процесс создания АВИСК.

1. Аналитический этап

На первом этапе разработки была проведена аналитика.

Мы совместно с заказчиком проанализировали бизнес-процессы, выявили узкие места и сформулировали требования к будущей системе.

Далее создали функциональное задание. В нем проблемы бизнеса были превращены в конкретные технологические решения.

После были собраны формы необходимых для автоматизации документов:

• накладные на приход

• накладные на перемещение

• накладные на преобразование

• гибко настраиваемые накладные для переработки и комплектации

2. Прототипирование и дизайн

Этап прототипирования осуществлялся в тесном сотрудничестве с заказчиком.

Наша команда создавала прототипы интерфейсов, учитывая специфику работы сети и пожелания сотрудников.

Мы разработали:

• интуитивно понятный интерфейс

• минимизировали количество действий для выполнения основных операций

• адаптировали интерфейс под разные роли

• визуально выделили ключевые элементы

Основные особенности процесса прототипирования:

• Интерактивный подход с постоянной обратной связью от заказчика и сотрудников

• Ориентация на удобство использования для всех категорий сотрудников

• Учет специфики работы различных подразделений ресторана

3. Разработка

Как мы решили главные технические сложности

Разделение продукта без потери связи. Рестораны часто разделяют одно сырье на несколько блюд (туша тунца → стейки + котлеты + бульон). Обычные системы это не умеют. Мы реализовали функцию декомплектации — система списывает исходный продукт, оприходует новые и сохраняет связь между ними. Итог: точная себестоимость каждого блюда.

Учет, который не обманешь. Каждая партия сырья при поступлении получает уникальный номер. Система помнит его на всех этапах. Списать больше, чем поступило, невозможно. Итог: исключена фальсификация остатков.

Повара не работают за компьютером. Мы сделали два интерфейса: расширенный для бухгалтера (ПК) и упрощенный для повара (планшет). Пара касаний — и накладная готова. Итог: бумажная волокита ушла, инвентаризация — несколько кликов.

Система отчетности. Создали раздел, который собирает все накладные по конкретной партии. Функционал включает:

• полную историю движения товара

• визуализацию превращения сырья в готовую продукцию

• быстрый доступ к документам

Модуль инвентаризации. Выдает отчет с расхождениями между фактом и данными в системе.

4. Настройка интеграций

Настроили связь со Storehouse. Следующий шаг — подключение к IIKO.

Что сделали:

• Справочники товаров. Синхронизировали со Storehouse. Данные не дублируются, ошибок меньше.

• Накладные. Адаптировали под формат АВИСК.

• Обработка данных. Создали единый сервер для управления несколькими предприятиями.

• Фотобокс. АВИСК связан с фотобоксом — выдача блюд автоматизирована.

5. Тестирование

Тестировали на протяжении всей разработки. Проверяли интерфейсы, справочники, накладные, отчеты.

Важно: на этапе внедрения провели практическое тестирование с реальными данными. В нем участвовали сотрудники заказчика. Это позволило получить обратную связь и улучшить пользовательский опыт.

Меняющиеся требования

Изначально проект имел четкие рамки. Но в процессе у заказчика появлялись новые идеи.

Пример. Интерфейс администратора требовал обязательной фотофиксации через фотобокс. В процессе заказчик попросил отключить эту функцию для некоторых сотрудников. Пришлось пересмотреть логику. Решили — реализовали оба варианта через систему разрешений для должностей.

Другой пример. Добавили приходную накладную, которую не планировали. И справочник категорий товаров. Это потребовало переработки данных и интерфейсов.

Сложная логика бекенда

Нужно было объединить разные модули, работать с большими объемами данных и следить за их корректным взаимодействием. Разработка системы учета товаров и накладных потребовала сложных алгоритмов.

Мы не просто написали код. Мы разобрались, как работает ресторанный холдинг изнутри.

Мы не берем готовое ТЗ. Мы помогаем сформировать требования, потому что заказчик часто знает боль, но не знает, как ее превратить в техническое задание.

Мы проектируем под масштабирование. Система работает на десятках точек одновременно. Когда холдинг откроет новые рестораны — АВИСК справится без переписывания.

Мы адаптируем интерфейс под реальных пользователей. Повара не работают за компьютером — мы сделали планшетную версию. Бухгалтеру нужна аналитика — мы сделали расширенный ПК-интерфейс.

Мы честно рассказываем о сложностях. Меняющиеся требования, задержки с интеграциями — это реальность. Мы не скрываем, что было непросто. И показываем, как решили.

Холдинг с сетью ресторанов и собственным производством полуфабрикатов терял миллионы на непрозрачном учете: 10 кг мяса заходило на склад, а в процессе оставалось 8. Куда делись 2 кг — никто не знал. Бумажные накладные не помогали, инвентаризация занимала часы, потери списывались на «естественную убыль».

Команда АЙТИФОКС разработала АВИСК с нуля — готовых решений на рынке не было. Теперь система фиксирует все 6 этапов производства. Каждая партия получает уникальный номер и отслеживается на всем пути. Инвентаризация — несколько кликов вместо часов, бумажная волокита ушла полностью. Прозрачность учета помогла привлечь финансирование от крупных инвесторов.