АвтоматизациярезервированияиотгрузкидлягруппыкомпанийРОСТерм

Заказчик — группа компаний РОСТерм, крупнейший игрок на рынке инженерного сопровождения проектов жилищного, коммерческого и социального строительства в России.

Задача — автоматизировать процесс резервирования и отгрузки товаров на склады. Сократить время обработки заказов и наладить взаимодействие между отделом продаж и отделом закупок.

Сложность — при росте числа заказов ручное управление резервами становится невозможным. Менеджеры тратят часы на приоритизацию отгрузок, снимают резервы вручную, ошибаются. Система не масштабируется.

Решение — разработали систему автоматизации, которая сама распределяет заказы по приоритету, резервирует позиции и формирует отчёты. Внедрили за три этапа.

Результат — время обработки заказов сократилось. Менеджеры получают актуальный отчёт по резервам в один клик. Коммуникация с отделом закупок ускорилась. Компания справляется с возросшим количеством заказов без расширения штата.

РОСТерм работает с оптовыми покупателями. Те формируют заказы на определённый период. Держать весь объём товаров на складе в течение этого периода невозможно — физически не хватает площадей и оборотных средств.

Приходится отгружать товары в приоритетном порядке. Раньше менеджеры делали это вручную: снимали резервы с одних заказов, чтобы обеспечить срочную отгрузку по другим. С ростом числа заказов этот подход перестал работать.

Что требовалось:

— Автоматическое резервирование заказов по заданным правилам. — Разделение заказов на две категории: срочная отгрузка при наличии на складе и отгрузка к назначенной дате. — Резервирование приоритетных позиций внутри заказа. — Прозрачная отчётность для менеджеров и отдела закупок.

Разработку вели по методологии SCRUM. Это позволило вносить изменения в код по ходу тестирования и быстро повышать производительность системы.

Этап 1. Постановка задачи и прототип

— Обсудили текущие процессы со всеми участниками: менеджерами по продажам, отделом закупок, руководством. — Выявили узкие места и сформировали требования к системе. — Создали прототип и согласовали логику работы.

Этап 2. Тестирование на тестовой базе

— Развернули прототип на тестовой базе данных. — Проверили работоспособность на реальных сценариях. — Выявили точки для улучшения производительности. — Доработали код, повысили скорость обработки.

Этап 3. Запуск на боевой базе и доработка

— Внедрили систему в рабочую среду. — Обучили сотрудников. — Продолжили дорабатывать функционал под новые потребности заказчика.

Точное понимание бизнес-процессов

Автоматизация требует детального анализа текущей работы. Провели серию интервью с сотрудниками, чтобы понять реальную логику принятия решений, а не только формальные регламенты.

Интеграция с существующими системами

Система автоматизации должна была синхронизироваться с уже работающими базами данных и программными решениями компании. Обеспечили бесперебойный обмен данными и их актуальность в реальном времени.

Масштабируемость

Бизнес растёт, количество заказов увеличивается. Заложили архитектуру с запасом по производительности. Система готова к расширению без замены ядра.

Проектирование интерфейса

Интерфейс должен быть удобен для сотрудников разного уровня подготовки. Сделали понятную навигацию и отчётность в один клик. Сотрудникам не пришлось переучиваться.

Тестирование и безопасность

Перед запуском система прошла полное тестирование всех компонентов. Проверили корректность резервирования, отсутствие ошибок при пиковых нагрузках, безопасность данных.

Обучение персонала

После внедрения провели обучение сотрудников. Настроили поддержку для быстрого решения вопросов.

Система автоматизации внедрена и работает.

Результаты:

— Время обработки приоритетных заказов сократилось. — Менеджеры получают подробный отчёт о резервах автоматически. — Ускорилась коммуникация с отделом закупок — данные обновляются в реальном времени. — Компания справляется с возросшим количеством заказов без увеличения штата менеджеров. — Прибыль выросла за счёт ускорения оборачиваемости товаров.

РОСТерм получил инструмент, который снимает с менеджеров рутинную работу по ручному управлению резервами. Система сама распределяет заказы по приоритету, резервирует позиции и формирует отчётность.

Бизнес-процесс стал прозрачным и управляемым. Отдел продаж и отдел закупок работают с едиными данными. Компания готова к дальнейшему росту объёма заказов без потери качества обработки.

С нашей стороны — анализ процессов, разработка системы с запасом по масштабируемости, интеграция с существующей инфраструктурой и обучение персонала.