Automation

Группа компаний ROSTERm – крупнейший игрок на рынке инженерного сопровождения проектов жилищного, коммерческого и социального строительства в России. Этот клиент заказал автоматизацию бизнес процессов с целью сокращения времени обработки заказов менеджерами по продажам и налаживания взаимодействия между отделами.

Автоматизация процессов предприятия понадобилась РОСТерму из-за несовершенных процессов резервации и отгрузки товаров на склады. Представьте: в реестре есть какое-то количество оптовых покупателей, которые формируют заказы на определенный период. Обеспечить постоянное наличие такого количества товаров на складе в течение указанного периода физически невозможно. Поэтому менеджеры предоставляют их в приоритетном порядке, то есть вручную снимают резервы с ряда заказов, чтобы обеспечить срочную отгрузку. На это уходит уйма времени. Более того, с увеличением количества заказов система становится просто неработоспособной. 

Самое эффективное решение этой проблемы – это автоматизация технических процессов. С помощью неё процесс обработки можно преобразовать следующим образом – система сама резервирует заказы и делит их на две категории:

• Должны быть отгружены в ближайшие даты при наличии на складе;
• Должны быть отправлены к назначенной дате.

Резервируются также и определенные позиции товаров в заказе, которые являются приоритетными для покупателя.

Разработку системы автоматизации процессов управления можно разделить на три этапа:

1. Постановка задачи, обсуждение со всеми участниками процесса работы и создание прототипа;
2. Детальная проверка работоспособности прототипа на тестовой базе и его доработка;
3. Работа на боевой базе, доработка нового функционала в соответствии с потребностями заказчика.

Ещё в процессе тестирования системы мы выяснили, что её можно значительно улучшить, поэтому в рамках методологии SCRAM мы быстро изменили код и повысили его производительность.

В итоге система автоматизации процесса работы дала возможность:

• Сократить время обработки приоритетных заказов менеджерами по продажам;
• Менеджерам получать подробный отчет о резервах;
• Ускорить коммуникацию с отделом закупок;
• Успешно справиться с возросшим количеством заказов и увеличить прибыль.

Разработка системы автоматизации для работы отделов компании РОСТерм – процесс, который требовал серьезного подхода и учета множества факторов. Одной из главных сложностей являлось точное понимание бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы. Это включало в себя анализ текущей работы отделов, выявление "узких мест", и разработку оптимальных алгоритмов для их решения.

Следующий важный этап – это проектирование пользовательского интерфейса. Он должен быть не только удобным и понятным для сотрудников всех уровней, но и достаточно функциональным, чтобы справляться с разнообразными задачами. Кроме того, интерфейс должен вписываться в общую ИТ-инфраструктуру компании и быть совместимым с другими используемыми системами.

Интеграция с существующими системами и базами данных – еще один сложный аспект. Необходимо было обеспечить бесперебойную синхронизацию данных, их актуальность и безопасность. Система автоматизации должна легко "общаться" с другими программными решениями, используемыми в компании.

Также важно было проработать вопросы масштабируемости системы. Со временем бизнес может расти и меняться, и система должна быть готова к расширению функционала без потери производительности или необходимости полной замены.

Конечно, не стоит забывать о тестировании. Перед тем как система была внедрена, она прошла тщательное тестирование всех компонентов, чтобы удостовериться в отсутствии ошибок и сбоев.

И, наконец, обучение персонала и поддержка пользователей после внедрения системы. Сотрудники должны были понимать, как эффективно использовать новые инструменты, а при возникновении вопросов или проблем – быстро получать необходимую помощь.

Резюмируя, можно сказать, что разработка системы автоматизации работы отделов РОСТерм – это комплексный процесс, который требовал внимания к деталям, глубокой технической экспертизы и понимания специфики бизнеса клиента.