РестОтчет.Какмыавтоматизировалифинансыв12ресторанахLondonGroup

Заказчик — London Restaurant Group, сеть из 12 ресторанов, кафе и кофеен в Сочи.

Задача — автоматизировать финансовый учет. Уйти от Excel и бумажной волокиты. Получать достоверные данные в реальном времени, чтобы делать прогнозы и быстро реагировать на проблемы.

Сложность — данные вносили вручную управляющие и финансисты. У каждого своё оформление статей расходов — сводка отчетности занимала часы. Прогнозировать и сравнивать эффективность заведений было трудно.

Решение — разработали «РестОтчет» — веб-приложение для консолидации финансовых отчетов. Интегрировали с IIKO, R-Keeper, Складом, 1С-кейтеринг, Store House, 1С-бухгалтерией и клиент-банком.

Результат — у топ-менеджеров и управляющих появилось +30% свободного времени. Экономия затрат — до 20% за счет грамотного финансового планирования. Учет стал прозрачным, данные — в реальном времени.

Это программа, которая собирает доходы и расходы со всех 12 ресторанов.

Как подгружаются данные:

• Продажи — через интеграцию с IIKO и R-Keeper

• Стоимость продуктов и информация о товарах — через Склад, 1С-кейтеринг и Store House

• Безналичные расчеты и амортизация — через 1С-бухгалтерию и клиент-банк

Кто может вносить данные:

• Любой сотрудник с правами доступа — через смартфон или планшет на Android и iOS

• Управляющий — зарплаты сотрудников

Руководство видит прибыль каждого ресторана и всей сети за любой период — с учетом всех списаний и поступлений. Можно отслеживать динамику и планировать будущие периоды.

1. Прототип в 1С

Сделали первую версию в 1С. Отлаживали на 12 ресторанах, интегрировали с бухгалтерией.

2. Перенос в веб-приложение

После отладки составили детальное техническое задание и начали разработку «РестОтчета».

3. Упрощение интерфейса

Упростили логику и функционал, чтобы пользователи тратили меньше времени на работу с программой.

4. Внедрение и доработка

Запустили систему, собирали обратную связь от пользователей и дорабатывали.

• Сложные отчеты — нужно было учитывать множество показателей и использовать сложные формулы для расчета эффективности.

• Зарплаты сотрудников — процесс внесения зарплат пришлось дорабатывать.

• Удобный интерфейс — требовалось сделать интерфейс, в котором данные вносятся быстро и без лишних действий.

• Интеграции и реальное время — настраивали несколько интеграций и обновление данных в реальном времени.

• Консолидация данных — собирали данные из 12 ресторанов в единые отчеты.

• +30% свободного времени у топ-менеджеров, финансистов и управляющих

• Экономия до 20% затрат — за счет сокращения издержек и грамотного финансового планирования

• Прозрачный учет — работа с достоверными показателями в реальном времени

• Делегирование задач — управляющие дают права менеджерам вносить расходы

• Объединение команды — к учету подключены бухгалтеры, управляющие, менеджеры, кладовщики, финансисты

Сеть из 12 ресторанов London Group вела учет в Excel. Данные вносили вручную, у каждого управляющего были свои статьи расходов — сводить отчеты было сложно и долго. Прогнозировать эффективность заведений не получалось.

Мы разработали «РестОтчет» — веб-приложение, которое собирает финансы со всех ресторанов в одном месте. Интегрировали с IIKO, R-Keeper, Складом, 1С-кейтеринг, Store House и 1С-бухгалтерией.

Результат: у управляющих появилось +30% свободного времени, экономия затрат достигла 20%, учет стал прозрачным, а данные обновляются в реальном времени.