ItFox Gant

Говорят, если не нашел на рынке, что нужно - сделай это сам. Так и мы, изучив варианты систем планирования рабочего времени сотрудников, поняли, что для нас тут ничего нет. Где-то слишком сложно, где-то не информативно, а где-то, откровенно говоря, много логических ошибок.

Однако, прежде чем подробно опишем наше программное обеспечение, поясним, почему для нас так важно планировать рабочее время каждого сотрудника:

Наше агентство по разработке мобильных приложений на флаттере занимается ИТ-аутсорсингом: мы ведем сразу несколько проектов, и под каждый выделяем команду (от 3 до 15 человек). Проекты разные: тут и простые MVP для стартапов и сетевые интернет-магазины, и ERP-системы. Кроме того, клиенты возвращаются за доработками после запуска.

Каждый разработчик - это дорогостоящий сотрудник, время которого - основной актив компании. Если он ничего не делает, мы теряем деньги. Любой простой - это серьезный удар по рентабельности проекта. Поэтому для так важно понимать загрузку не только в моменте, но и на несколько месяцев вперед. 

Именно поэтому мы и разработали ItFox Gant - систему, которая избавила от “сюрпризов”.  Под “сюрпризами” имеем в виду ситуацию, когда команда вдруг осталась не у дел, потому что старый проект уже закончился, а новый еще не стартовал.   

Сейчас для планирования работы сотрудников мы используем следующие функции системы:

График работы сотрудников: 

Здесь видим всех сотрудников (с указанием стека и специализации) и мониторим загрузку по спринтам. 

Спринт - это период работы, на который ставим задачи в каждом проекте. В конце спринта сдаем отчет и выставляем акты. 

Спринты продолжаются пять рабочих дней, загрузка сотрудников отображается разными цветами: полная загрузка – зеленым, перегрузка – красным, частичная загрузка – серым и желтым.

Диаграмма загруженности: 

Здесь видим все проекты. К ним менеджеры добавляют сотрудников. Также диаграмма показывает общую и проектную загруженность каждого члена команды. В итоге мы четко понимаем, что некоторые специалисты перегружены, и их участие в проекте в назначенное время - невозможно.

Результат после внедрения ItFox Gant

После внедрения ItFox Gant мы избавились от проблем простоя и перегрузки персонала. Теперь заранее видим, кто чем занят, и можем оперативно влиять на ситуацию. 

Наша система кроссплатформенная, значит работает на любом современном браузере и, что самое главное, данные в ней обновляются мгновенно: менеджеры видят изменения в занятости сотрудников в реальном времени и могут оперативно реагировать. Табличка Excel такой скорости не давала. 

Также планируем сделать некоторые доработки:

- Введение анализа план/факт через интеграцию со счетчиком из сервиса Shtab. Это позволит контролировать время, затраченное сотрудниками на проекты. 

- После теста собираемся разработать собственный счетчик с функцией скриншотов и индекса активности.

- Еще хотим сделать мониторинг дат выставления счетов и статусов оплат для управления дебиторской задолженностью.

Ну и в завершении хочется сказать, что система подходит не только нашему агентству по разработке мобильных приложений на флаттере, но и другим компаниям, кто ведет много проектов одновременно. Если ее адаптировать под процессы бизнеса, то получится удобная система планирования работы, которая экономит время, контролирует загрузку и повышает эффективность.

Единственная сложность, с которой столкнулись - это ограниченные сроки. Пусть проект и внутренний, но на него был четко распланирован ресурс. Мы выделили команду ровно на  месяц, после чего она приступала к запуску следующего проекта.

Конечно мы справились, так как отнеслись к внутреннему проекту также, как к коммерческому. То есть сформировали полную команду из менеджера, разработчиков и тестировщика.

Менеджер ставил задачи команде в виде карточек на доске управления проектами Shtab. Разработчики брали задачу в работу из колонки “To Do” и по завершении переносили в “Test”. Тут же подключались тестировщики. И так по кругу. 

Если у разработчиков появлялись вопросы, они обращались либо к тимлиду, либо к техническому директору. Такая связка гарантировала быстрый и “рабочий” результат. 

В итоге система разработана и протестирована к назначенному сроку.