АЙТИФОКСГант.Какмыавтоматизировализагрузкукомандыиизбавилисьотпростоев

Заказчик — мы сами, команда АЙТИФОКС. Мы занимаемся ИТ-аутсорсингом: ведем десятки проектов параллельно, в компании 60+ сотрудников.

Задача — управлять загрузкой команды, чтобы избежать простоев и перегрузов. Каждый разработчик — дорогой ресурс. Простой = потеря денег. Нужно было видеть загрузку не только в моменте, но и на месяцы вперед.

Сложность — Excel не справлялся: ошибки из-за человеческого фактора, нет данных в реальном времени, сложно планировать на горизонте. Готовые решения на рынке либо слишком сложные, либо не дают нужной аналитики.

Решение — разработали АЙТИФОКС Гант — систему для планирования загрузки и управленческого учета ресурсов. График сотрудников, диаграмма загруженности, цветовая индикация, данные в реальном времени.

Результат — простой сократились на 5% за первый месяц. Время на планирование — с 4 часов до 1 часа в неделю. Менеджеры видят загрузку в реальном времени и могут оперативно перераспределять ресурсы.

Мы долго изучали варианты на рынке. Пытались адаптировать их под свой бизнес. Но ничего не подходило.

Возвращались к Excel. Там были свои проблемы:

• ошибки из-за человеческого фактора

• нет данных в реальном времени

• сложно планировать на месяцы вперед

Тогда мы опросили менеджеров проектов, провели собрание с отделом разработки и создали прототип. Он и лег в основу АЙТИФОКС Гант.

График работы сотрудников

Здесь видим всех сотрудников — с указанием стека и специализации. Мониторим загрузку по спринтам.

Спринт — это период работы, на который ставим задачи в каждом проекте. Длится 5 рабочих дней. Загрузка отображается цветом:

• зеленый — полная загрузка

• красный — перегруз

• серый и желтый — частичная загрузка

Диаграмма загруженности

Здесь видим все проекты. Менеджеры добавляют сотрудников к проектам. Диаграмма показывает общую и проектную загруженность каждого члена команды.

Если специалист перегружен — система показывает, что его участие в новом проекте в назначенное время невозможно.

После внедрения АЙТИФОКС Гант:

• Простой сократились на 5% за первый месяц

• Время на планирование — с 4 часов до 1 часа в неделю

• Данные в реальном времени — менеджеры видят изменения мгновенно

• Прозрачная загрузка на месяцы вперед — никаких сюрпризов

Система кроссплатформенная. Работает в любом современном браузере. Данные обновляются мгновенно — Excel такой скорости не давал.

Главная сложность — ограниченные сроки.

Проект внутренний, но ресурс на него был четко распланирован. Мы выделили команду ровно на месяц. После этого она приступала к следующему проекту.

Мы отнеслись к внутреннему проекту как к коммерческому:

• сформировали полную команду — менеджер, разработчики, тестировщик

• менеджер ставил задачи в карточках на доске Shtab

• разработчики брали задачи из колонки «To Do», после завершения переносили в «Test»

• тестировщики проверяли

• вопросы решали с тимлидом или техническим директором

В итоге система разработана и протестирована к назначенному сроку.

• Внедрить анализ план/факт через интеграцию со счетчиком из Shtab — контролировать время на проектах

• Разработать собственный счетчик с функцией скриншотов и индексом активности

• Добавить мониторинг дат выставления счетов и статусов оплат — для управления дебиторской задолженностью

Система подходит не только нам. Она будет полезна любой компании, которая ведет много проектов одновременно.

Адаптируйте ее под свои процессы — и получите:

• экономию времени на планирование

• контроль загрузки сотрудников

• повышение эффективности

Мы, команда АЙТИФОКС, столкнулись с типичной для аутсорсинга проблемой: Excel не справлялся с планированием загрузки 60+ сотрудников на десятках проектов. Ошибки, отсутствие реального времени, сложность прогнозирования — всё это вело к простоям и падению рентабельности. Готовые решения на рынке не подходили. Мы разработали АЙТИФОКС Гант — систему планирования загрузки с графиком сотрудников, диаграммой загруженности и цветовой индикацией. Результат: простой сократились на 5%, время на планирование — с 4 часов до 1 часа в неделю. Система работает в браузере, данные обновляются мгновенно. Теперь мы видим загрузку на месяцы вперед и не боимся сюрпризов.